Immaginatevi una personcina distinta, tacchi, camicia, giacca, uno dei tanti “colletti bianchi” insomma! Ci siete? Ora abbinate a questa figura la locuzione “event manager” o “organizzatore di eventi”. Risposta della vostra mente: “E a che mi serve?!”.
Tranquilli, è la normalità! Si, perché spesso si pensa che “questa cosa di organizzare eventi” si possa fare benissimo come secondo lavoretto “tanto per arrotondare un po’”; e siamo anche convinti che non sia un vero lavoro…che ci vuole a fare due fiocchi!
In realtà abbiamo due notizie sconcertanti:
– è un lavoro
– ci sono compiti e competenze specifiche.
L’organizzatore è la figura che non solo si prende carico del “fare” l’evento, ma se ne assume le responsabilità. Conosce i prezzi di qualunque aspetto dell’organizzazione: comunicazione, fiori, menù, palloncini, mezzi di trasporto, location, hotel, degustazioni, corsi di cucina, volo in mongolfiera, passeggiata a cavallo e chi più ne ha più ne metta! Non solo: è in grado di fare un progetto che parli di VOI, non di qualcun’altro! Che senso ha investire in un open day o in una giornata promozionale e ripetere esattamente ciò che ha fatto l’azienda in via “tal dei tali”?! Peggio ancora se proponete idee già sfruttate dai vostri concorrenti! Dovete dimostrare di essere unici! Se dovessi spendere soldi per sentirmi dire che anche il mio locale “è ok” o che la mia azienda è “da tenere in considerazione”, probabilmente andrei in un’agenzia viaggi e butterei quei risparmi nelle vacanze… almeno fanno bene allo spirito! Avete paura di peccare di superbia e di non fare buona impressione sui clienti? Tranquilli, se li inviterete a un evento piatto probabilmente non avranno né buona né cattiva impressione, semplicemente non si ricorderanno di voi. Affidatevi allora a un professionista che realizzi le vostre idee suggerendovi i costi adeguati a ciò che avete in mente o che studi insieme a voi un progetto da zero per rendere il vostro evento memorabile.
In cosa consiste, dunque, il lavoro dell’organizzatore di eventi? L’event manager incontra i committenti e definisce insieme a loro quali sono i risultati attesi, i tempi, le risorse umane a disposizione e il budget ipotizzato. Dopodiché effettua un’analisi di fattibilità: studia e valuta se l’evento è concretamente realizzabile, anche attraverso azioni di fundraising, cioè di raccolta fondi. Se il risultato dell’analisi è positivo, si prende carico dell’allestimento degli spazi, della stesura dei contratti, gestisce la campagna promozionale attraverso i mezzi di comunicazione e i social network. L’organizzatore gestisce tutta la giornata dell’evento e, successivamente, valuta la partecipazione, la redditività economica, la soddisfazione dei clienti/committenti/fruitori.
Proprio perchè non è istintivo capire immediatamente il valore aggiunto che si può avere con un organizzatore di eventi, chiamateci e conosciamoci. Magari il vostro evento sarà proprio quello di cui parleranno tutti.
